庶務とは?仕事内容/総務・事務との違い/向いてる人/メリット/デメリット

庶務の仕事について
ななか編集員

庶務ってどんな仕事?という人のために、総務・事務との明確な違い、具体的な役割としての業務範囲と仕事内容について解説。庶務の仕事の「楽しみ」「やりがい」にも触れながら、向いてる人の特徴や、自分の仕事にするメリットとデメリットについても分かりやすく紹介していきます。

雑用係と勘違いされやすい職種なので、どれだけ重要な役割なのか、得られる経験・スキルなど詳しく確認していきましょう!!

庶務とは?

庶務について正しく理解しよう!

企業などの組織にはさまざまな部署があり、さまざまな業務を分担して受け持っています。それら業務の一つに「庶務」があり、求人広告でも庶務業務の人材を募集している会社をよく見かけます。庶務とはどのような仕事なのでしょうか。

庶務に対して、何でも屋というイメージを抱いている方もいるかと思います。

庶務は確かに「何でも屋」と言えるでしょう。しかし、ネガティブに雑用係の何でも屋と受け取るのは禁物です。庶務とは会社が円滑に機能するために不可欠な存在であり、みんなから頼られる、ポジティブな意味での「何でも屋」なのです。

庶務の定義について

漢字から読み解く「庶務の定義」

庶務の「庶」という言葉には、「数が多い」「さまざまな」という意味があります。したがって、「庶務」を定義するなら「社内における、さまざまな事務を担う役割」と言えます。このため、庶務のことを事務と呼ぶケースも多く、一般事務職募集という求人の場合も、仕事内容は「庶務」とほとんど変わらないと考えてよいでしょう。

ことばの補足

庶務を別の言い方として「総務」「事務」などのように、総称として呼んでいる会社が多いため、見分けが難しい実情があります。このような言い換えによるミスマッチ防止のため、本記事では、庶務業務についての知識が身につく内容を紹介しています。

具体的にどのような仕事を担当するか。

庶務の業務内容は会社によって異なります。一般的には、総務や営業、開発、販売などの各部署ごとに庶務担当の人材を配置し、それぞれの部署の事務を行います。

例えば、、、

【総務における庶務】
社内規格や社内環境など総務に関する事務仕事を行います。

【営業における庶務】
営業担当者が請け負った注文に関する伝票処理や出張費の精算など、営業に関する事務仕事を行います。

庶務の行う事務仕事は、働く部署によってもその内容はそれぞれ異なるのです。また、社員数が少ない中小企業では、複数の部署の仕事を一人の庶務担当者が一手に引き受けることもあります。

このように、庶務の業務内容は会社や部署によって異なるので明確に決まっていないですが、パソコン入力などのデスクワークだけでなく、担当部署の仕事が円滑に進むためにさまざまなサポート業務を担当していると言えるでしょう。

主な業務範囲は2つ

庶務の業務範囲は会社や所属する部署によって異なりますが、主に2つの業務に分けられます。

【1つ目】社外への対応
かかってきた電話を受けて、担当者に取り次ぎます。また、お客様からのクレーム電話に対応することもあります。会社を訪れたお客様への応対も庶務の仕事です。会議室や応接室などにご案内して、お茶を出すなどの接客を行います。

また、出入りの業者さんへの対応も行いますから、社外のさまざまな人と接するのが特徴です。会社の顔としての役割を担うので、気が抜けないポジションと言えるでしょう。

【2つ目】社内業務の円滑化を図るサポーターとしての役割
社内向けのお知らせや報告書、社外向けの契約書や挨拶状、出張旅費精算などの伝票処理、官公庁への届け出書類の作成など、さまざまなビジネス文書を作成します。また、これらの文書をファイリングするなど、整理・管理するのも仕事です。庶務の仕事の中でも、最も中心的な業務と言えるでしょう。

このほかにも、備品管理、小口現金管理、郵便物や宅配便の送付、清掃など、業務を円滑に進めるためのさまざまな仕事を行います。

必要な資格・スキル

庶務はさまざまな事務仕事を行うため、幅広いスキルが求められます。

必須スキルとしては、パソコンの入力・操作ができることです。データ入力や伝票処理、資料やメールの作成など、パソコンで作業が多いので、最低限のパソコンスキルが必要です。

庶務として働くための資格は特にありませんが、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)などのパソコン関連の資格に加え、簿記関連の資格があると書類選考時に有利ですし、就職後も即戦力として活躍するのに役立つでしょう。

このほか、電話や来客の応対も庶務の仕事ですから、ビジネスマナービマナーも不可欠です。それに加えて、事務職は社内スタッフのサポートとしてさまざまな人と接するため、誰とでも円滑に仕事が進められる能力も求められます。

どんな会社に存在するか

庶務はあらゆる事務作業を担う職種ですから、どんな規模の会社にも存在するといって過言ではありません。会社によっては「庶務」という名前を使っていないこともあります。これはそれぞれの会社の歴史的背景や社風、業務内容などによって“組織管理規定”が異なるためです。

しかしたとえ「庶務」という名称を使っていなくても、「一般事務」と呼ぶなど、どの会社も庶務に該当する人材を採用しています。庶務としての仕事先を探す場合は、業種検索時に「一般事務」もキーワードに加えて検索してみましょう。

また、事務職の中には、営業の仕事を補佐する「営業事務」という職種があります。一般事務と比べて営業や取り扱い製品などに関する知識が求められ、会社によっては営業事務を庶務の仕事としているところもあります。庶務の人材が営業部に配属され、営業事務としての仕事をするケースは珍しくありません。

仕事のやりがい

庶務を「雑用」とネガティブに受け止めてしまうと、仕事にやりがいを感じにくいかも知れません。しかし、何でもこなせる「ゼネラリスト」と受け止めると、幅広い職務にたずさわることがやりがいに通じることに気づくでしょう。

開発や営業など専門分野に特化した業種は、その業界のスペシャリストとして、特定のスキルを伸ばしていける仕事です。これに対して、庶務は何でも広く浅くこなせる総合職です。さまざまな部署の仕事を経験しながら、総合的なスキルを伸ばしていくことができます。

多岐にわたる経験を通じて幅広い知識や技術を身に付けることができますし、広い視野から物事を判断できる大局観が磨かれます。これは経営者に求められる能力に通じるものです。庶務は一見すると地味な仕事が多いのですが、実はスケールの大きな役割を担っているのです。

勤務時間など

庶務の仕事は会社や所属部署によって異なりますから、勤務時間も何時から何時までと一概に言うことはできません。

ただ、概ね残業は少ない職種と言えるでしょう。実際に求人募集の内容を見ても、庶務や一般事務職では「原則として残業なし」としている企業が目立ちます。

残業がある会社であっても、連日残業が続くわけではありません。年度替わりや年末年始などの繁忙期で業務内容が増える時期のみ、残業が発生するという会社も多いようです。

年収(給料)

庶務の平均年収は、およそ330万円程度と言われています。賞与年2回・各1ヶ月分で計算した給与額の場合『月給23万5千円』程度が平均的な庶務の給料です。

最も多い年収帯は250万~350万円ですが、勤続年数が長いほど年収が増えます。主任、係長、課長、部長と役職が上がるにつれて役職手当も高額になりますから、平均よりも年収が上回るのが一般的です。

庶務と総務・事務との違い

庶務/総務/事務の違いについて

庶務は幅広く事務全般の仕事を行う職種です。このため、庶務と一般事務は呼び名が違うだけで区別はなく、ほぼ同じ役割と考えてよいでしょう。

そして、庶務とよく混同されるのが、同じ事務関連職である総務です。総務も庶務も、さまざまな事務仕事を一手に引き受ける点では、似たような仕事と言えるでしょう。しかし、総務と庶務では次のような違いがあります。

庶務と総務の明確な違い

まず、会社組織において、所属する部署が異なります。一般的に、総務は会社組織の中の1つの部署として独立している職種で、「総務部」や「総務課」として分けられています。これに対して、庶務は会社のさまざまな組織に配属されているので、事務職として働きます。

▼例えば、営業部に配属された場合
営業部における事務全般を担当します。このような場合は「会社>営業部>庶務担当」となり、営業部門以外の事務は行いません。

大企業になると事業所や部署も多いですから、それぞれの部署に庶務担当として配属されることになります。このため、同じ庶務であっても、部署ごとに上司が異なりますし、業務内容も変わってきます。

▼総務部に配属される場合
この場合、庶務担当者は総務部のための事務作業を行います。

▼総務部の下部グループとして庶務課が配置されている場合
大企業に多いケースですが、この場合は、「会社>総務部>庶務課」という図式が成立します。つまり、総務部の一部門として庶務という仕事があるというわけです。

このように、庶務は社内のさまざまな組織に必要とされる、血液のような存在です。庶務がなければその部署は機能せず、したがって会社も機能しなくなります。

これに対して、総務はそれ自体が1つの部門として独立していますから、どの部署にも属しません。

したがって、1つの部署に限定するのではなく、会社全般にかかわる業務を行います。社内環境の改善や社員の福利厚生、入社式や株主総会などの全社的な行事の運営など、部署の垣根を越えて、全社員が働きやすい環境を作るために、さまざまなサポートをするのが仕事です。

庶務業務の一覧で仕事内容を知ろう!

庶務って何するの?

庶務はそれぞれの部署に配属され、その部署の業務が円滑に進むように、多岐にわたる仕事を担当します。「庶務の仕事内容は○○です」と一口に表すのが難しいのですが、一般的に庶務が担当することが多い業務については8つに分類できますので内容をチェックしていきましょう。

庶務の仕事1:受付業務

来社されたお客様と真っ先に接するのが、受付業務です。社の誰に会いに来たのか、アポイントメントの有無などを確認し、お待たせすることなくご案内します。

このほかにも、社の代表電話の取り次ぎ、郵便物の受け取り、来訪者や顧客データの作成・管理、会議室の予約受付など、さまざまな業務を行います。受付カウンターで待機しているだけではなく、手が空いている時は事務作業に追われるため、想像以上に多忙な業務です。

会社の顔として企業イメージを背負う重要な仕事ですから、何よりもビジネスマナーが求められます。

庶務の仕事2:渉外業務

渉外にはさまざまな意味がありますが、庶務としての渉外業務では、顧客など外部の人とかかわる仕事を意味します。一般的な業務としては、お中元やお歳暮など、季節の贈答品の手配があります。

会社宛てに贈り物をする場合は社長宛てにするのが一般的ですが、支店に送る場合は支店長宛て、直接お世話になっている部署に送る場合は部門長宛というように、それぞれに適した宛名で贈るなど、間違いがないように気を配らなければいけません。

金額を幾らにするのかも含めて、上司に相談しながら、相手に失礼にならないように手配する必要があり、細やかな気遣いが求められます。

庶務の仕事3:秘書業務

庶務は、配属された部署やグループをサポートするのが仕事です。このため、秘書的な業務も多くなります。

例えば、担当部署のスタッフが取引先に出向く時に持参する手土産の手配も、秘書的な業務と言えるでしょう。出張が必要な場合は、交通の手配や宿泊先の確保などを行うこともあります。

このほかにも、スタッフのスケジュール管理、整理整頓などの環境の整備、電話やメール、来客の応対といった仕事も、サポート業務と言えます。また、一人の役職付き上司の直属秘書として、本格的な秘書業務に携わることもあります。

庶務の仕事4:慶弔業務

冠婚葬祭にかかわる業務です。関係会社や自社の従業員のお祝い事・お悔やみ事に対応します。

庶務では、自分が所属する部署と取引のある関係会社や団体、そこに属する個人に対して、慶弔の挨拶に関する業務を行うのが一般的です。お花や祝電、弔電、お見舞い金などの手配といった業務を行います。慶弔という重要事にかかわる仕事ですから、間違いや失礼は許されません。祝電・弔電の内容からお花や見舞金の値段まで、礼儀にかなった作法で対応する必要があります。

庶務の仕事5:社内報や社内SNSの企画・運用

社内報やSNSの企画・運用に携わることもあります。これらは主に総務の仕事となるので、総務に配属された庶務が担当するケースが多いようです。以前、社内報は印刷物として配布されていましたが、現在では業務の効率化・費用削減のために、WEBによる配信へと移行しつつあります。

SNS配信は社内連絡用と社外への広報用がありますが、いずれもインターネットを通じた情報のやりとりとなりますので、情報漏洩やプライバシー保護などについての知識やリテラシーも求められます。

庶務の仕事6:社内行事の企画と実施

社内行事も主に総務の仕事となります。総務部に属している庶務が担当することが多いのですが、部署単位で行う行事の場合は、その部署に属している庶務が運営を行うことになります。社員同士の親睦を深めるレクリエーション、社員の技能の向上を図る研修会など、さまざまな行事があります。

企画段階から入念な準備を行い、当日は滞りなく行事が進むよう、万全の体制で臨まなければいけません。行事が終わったら、関係者へのお礼も含めた後始末も大切です。

庶務の仕事7:郵便物などの管理

郵便物や宅配便に関する業務も庶務の担当です。社外から送られてきた郵便物や宅配便を受け取って担当者に配布したり、適切な場所に保管したりします。また、こちらから郵便などの差し出しも行うため、切手や送り状、ガムテープなど、郵送や梱包に必要な備品の管理も行います。急いで配送しなければならない商品などがあれば、バイク便を手配してなるべく迅速かつ安全に送付できるよう気を配るなど、目的や期日に合わせた方法を選ぶといった臨機応変な判断力も必要です。

庶務の仕事8:その他

上記の業務のほかにも、庶務は会社が正しく機能するためにさまざまなサポートを行います。例えば、お客様を案内する応接間を快適に保つために、掃除をしたり花を生けたりする仕事を頼まれることもあります。また、お得意様へのお土産として、人気店のスイーツを買いに行くなどの外出仕事もあります。地味な業務が多いのですが、そのような仕事にも一生懸命取り組む前向きさが求められます。

庶務担当の仕事の楽しみ

庶務という職種の楽しみについて

庶務と聞くと雑用と決めつけて、やりがいを感じないと嘆く人もいます。開発業務で研究に没頭している人や、営業部でダントツの売り上げを上げているトップ営業マンなど、表舞台で活躍する人たちの姿を見ると、つい自分の仕事は雑用だと卑下してしまうかもしれません。しかし、庶務は決して雑用係ではありません。そもそも、仕事に雑用というものはありません。どの仕事も大切な業務なのです。

会社など組織の仕事には、「バックオフィス」と呼ばれる業務があります。営業部門や販売部門、マーケティング部門など、顧客にかかわる「フロントオフィス」と呼ばれる部署のサポートを行う部門のことで、庶務はバックオフィスに欠かせない存在です。

軍隊に例えるなら・・・フロントオフィスは最前線で戦う部隊です。

つまり、庶務は、前線で戦う兵士のために、食料や武器などの物資調達を始めとするさまざまな支援を行う後方部隊です。直接、敵と戦うことはありませんが、後方部隊なくしては必要な物資が届かず、勝ち戦は不可能です。そう考えると、バックオフィスならではの仕事のやりがいや楽しみが見えてくるのではないでしょうか。

雑用という固定概念に縛られて、庶務が仕事をおろそかにすれば、会社は立ちゆかなくなります。庶務の仕事をこれ以上頑張れないというほど突き詰めれば、誰にも得られない経験が身につき、これまで以上に活躍の幅が広がる新たなステージへと到達できるかもしれません。

総務や庶務の仕事を会社の土台と考え、全社員に一度は庶務を経験させる会社もありますし、総務が経営に直結している会社も少なくありません。このような会社では、庶務や総務の仕事にやりがいを感じながら働けるでしょう。

属する組織の社風によっては、庶務を雑用と勘違いしている社員が多い職場もあります。このような職場では正当な評価が得られず、モチベーションが保つのが難しいこともあります。

どうしてもやりがいが感じられないのであれば、事務職を正当に評価してくれる会社に転職するのも有効な解決策ではないでしょうか。

公務員の庶務担当ポストがある

民間だけじゃない!公務員の庶務もいる

公務員にも庶務というポストがあります。こちらの庶務も、仕事内容は民間企業とほぼ同じと考えてよいでしょう。

地方公務員であっても、組織構造は各自治体によって異なります。その中にあって、庶務というポストはあらゆる部署で活躍できる業種です。総務部庶務課として、総務の仕事の一環で庶務を担当しているケースも多く、このような部署では秘書業務や行政管理業務他の省庁との渉外業務決算資料の作成職員人事に関する業務車両などの備品管理業務といった、多岐にわたる分野にかかわります。

このため、庶務担当になると所属省庁全体の流れが把握でき、行政に対する幅広い知識が身につくと同時に、人脈が広がるなど、さまざまなメリットがあります。庶務はバックオフィスですから、市民など自治体で暮らす人々と直接かかわる機会が少ないのは否めないでしょう。

一方で、民間人を直接担当しないので、しがらみに縛られずに対応できるメリットもあります。

縁の下の力持ちの仕事ではありますが、庶務担当ポストに就くことで、行政に対して全体的に俯瞰できる視野を確保でき、業務の在り方の見直しなど、業務効率化の改善点が的確に判断できる能力が身につきます。やりがいが感じられる仕事と言えるでしょう。

庶務の仕事が向いてる人の特徴

庶務に向いてる人には特徴がある

庶務に向いている人の特徴としては、次のような点が挙げられます。

【特徴1】コミュニケーション能力が高い人です。
社外のお客様や担当部署内のスタッフはもちろんのこと、他部署のスタッフとのやりとりなど、多くの人とかかわります。このため、人とかかわるのが好きな人に向いている仕事です。

【特徴2】コツコツと努力できる人です。
データ入力などの書類作成、会議資料作成、ファイリングなど、コツコツと行う仕事が多いのも庶務の特徴です。地道な作業をミスなく仕上げる努力家で、責任感の強い人に向いています。

【特徴3】人の役に立つのが好きな人です。
庶務は、周囲の人々が自分の仕事に集中できるようにアシストする裏方です。決して目立たないけれど、常に誰かの役に立っていることに喜びを感じられる人に向いています。

【特徴4】臨機応変に対応できる柔軟な思考を持っていることです。
仕事にはトラブルや急な予定変更はつきものです。そのような時に仕事の優先順位を決めるなど、最善の対応ができる判断力が求められます。

庶務担当になるメリット

庶務を担当するメリットとは?

庶務は、仕事に関するあらゆる知識を身につけることができる総合職です。したがって、庶務担当になるメリットとは、仕事に関する幅広い知識や人脈が得られることです。

多岐にわたる仕事を通じてさまざまな実績が積めますし、営業や開発など所属する部署の仕事についても詳しく知ることができ、幅広い知見を手に入れることができる点では、下記のようなメリットがあります。

  • 接客、デスクワーク、秘書業務、備品管理などの経験とスキル
  • 業や開発など所属する部署の仕事について知見

また、いろいろな人から仕事を頼まれますから、同時に複数の業務を行ことが多く、仕事の優先順位や時間配分を考えながら、どうすれば効率が上がるのかを工夫するなど、素早く・正確に・確実に仕事を進めるスキルが磨かれます。

  • 業務効率化のスキルアップ
  • 正確性と信頼性に長けた処理能力

上記のようなメリットを享受し、事務職のエキスパートとしてスキルアップを目指すなら、是非経験するべき職種と言えるでしょう。

  • 社内外に広い人脈を得やすい
  • マネジメントスキルを伸ばしやすい
  • 業務円滑化のキーパーソンとしてのポジション

このように庶務を担うことで、得られるメリットは数知れず、会社内外の人々から頼りにされる、やりがいのある仕事と言えるでしょう。

庶務担当になるデメリット

庶務を担当するデメリットとは?

庶務担当になるデメリットとして、同じような内容の業務を反復して続けることが多く、ルーチンワークになりがちなことが挙げられます。飽きやすい人にとっては、苦痛に感じることがあるでしょう。

また、複数の人から同時に仕事を頼まれますから、マルチタスクが求められます。それぞれの納期に間に合わせるために、どのように時間配分をすればいいのか…と頭を悩まされることも多いでしょう。至急の仕事が重なった場合は、残業を余儀なくされることもあります。

このほかにも、多くの人とかかわるので、スタッフ間の調整役として動くことも珍しくありません。人付き合いが苦手な人は、人間関係で悩むこともあるでしょう。

サポートが主体の仕事ですから、成果が目に見える形で現われることが少なく、評価されにくいのもデメリットと言えそうです。

まとめ

結論「庶務=支える人」バックオフィスのスペシャリスト

部署の業務をスムーズに進め、会社の在り方そのものを支える縁の下の力持ち、それが庶務の仕事です。庶務業務はどの会社にもなくはならない仕事であり、会社の土台を支える重要なポジションです。その反面、表舞台に立つことが少なく、評価されにくいのも現状です。

しかし、庶務を通じて会社業務全般に精通することで、経営者側に立った物の見方を養うことができるのは、大きなメリットと言えるでしょう。今後独立して起業したい人や、スキルアップを目指して転職を考えている人なら、庶務はおすすめの職業と言えます。

ただし、一口に庶務と言っても、会社や部署によって仕事内容はさまざまです。就職してから「自分がイメージしている仕事内容と違った」と後悔することもあります。転職活動の際には、どのような業務を行うのかについても事前に確認することをおすすめします。

庶務について「よくある質問」

庶務についての「よくある質問」
庶務とは何ですか?

一般的には、総務や営業、開発、販売などの各部署に所属して事務作業を行います。所属する組織のにより、仕事内容に違いがありますが、「受付」「贈答品等の手配」「秘書業務」「社内報の運用」「各種行事の企画・推進」「郵便物の管理」などを担当します。

庶務の年収はいくらくらいですか?

庶務の年収は一般的に250万~350万円が平均値です。庶務の仕事からキャリアをスタートして、管理職に昇進する人もいるため、そのような人の中には年収800万円を超えるようなハイキャリア層もいます。

庶務は雑用係といわれる職種ですか?

いいえ。庶務の仕事は、組織や部署を跨いで切れ目の無い業務連携を実現する重要な役割です。そのため、他職種の人が対応できない分野を浅く広く担当、幅広い経験とスキルが求められる性質から「複雑さ」があるため雑用係と思われやすいだけです。

庶務として必須の資格はありますか?

いいえ。必須の資格はありませんが、お金を扱う業務に従事することがあるため、簿記の資格を持っていると就職や転職で有利になる場合があります。事務職の転職に有利な資格23選!個別解説/試験時期/合格率なども網羅で解説しているので参考にしてください。

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ABOUT US

Y.Nanaka外部編集員
中堅人材紹介会社のキャリアコンサルタント職。 独身、転職回数:3回、年収:550万円、国家資格:複数保有。自分にとって、向いてる仕事がわからなくて悩んでいた時期は、年収が全くアップしませんでした。現在はボランティアとして、転職活動に奮闘する人達へ向け、情報発信をする適職発見同好会のライターとしても活動中。