履歴書

履歴書の書き方「スターターガイド」

履歴書書き方は、テンプレート様式(ひな形)によって記入項目が異なり、現在までのキャリアと書類選考に応募する業界/職種・雇用形態でも差があります。JIS規格で規定があるものの、自分の経験値やスキルでは、どの履歴書を選ぶべきかについて転職活動を始める段階で悩む人が多いので、記入欄毎に書き方のルールと注意点を解説します。

履歴書を提出する目的を確認しながら、無料の履歴書テンプレート・ダウンロードで実際の入力欄を確認出来るようにしましたので、書き方と考え方の理解度を高めるためにお役立てください。


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履歴書の書き方とテンプレートが必要な転職者の方向けに、『JIS規格対応』の履歴書を無料でダウンロードしていただけます。エクセル/PDF(手書き用)、そしてオフィスソフトライセンスを持っていない方には、Googleドライブで使える形式にも完全対応しています。(コンビニ印刷だってOK)

履歴書の書き方は?「目的の理解」

履歴書の役割とは

履歴書の書き方を習得する前に目的を理解しましょう!履歴書を提出する目的は、育ち・生い立ち・自己理解度を伝えることです。正式な書類なので、氏名・生年月日・住所・電話番号など、極めて高いレベルの個人情報を記す必要があるので、採用する企業側にとっては『身元確認』としての役割も果たしています。

履歴書には、あなたが何を学んできた人なのかを示す「学歴欄」、あなたがどんな仕事をしてきた人なのかを示す「職歴欄」があります。多くのテンプレートでは、学歴・職歴という具合に、一つの欄が用意されています。採用する人がチェックしているのは、年齢・学歴・職歴の3つで、履歴書から瞬時に候補者を見つけるために使う時間は1~2分程度であるといえます。

まずは読んでもらえる「引きつける履歴書」を作成するための知識とテクニックを身につけましょう!そのために必要な着眼点(観点)として以下のように分類して解説していきます。

  • テンプレート選び
  • 履歴書を送るまでの基本
  • 履歴書の書き方と考え方
  • 履歴書の選考通過率をアップする

今まで履歴書を書いた経験がある場合は、書類選考を通過できない状態になってからでも遅くないので、基本的な履歴書作成の4観点を見直す時間を作ってみましょう。

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履歴書作成の4観点 – 第一章は「テンプレートの選び方」です。条件に合わせて分岐、自分に合う履歴書を見つけられるよう、タイプ別に分類してありますので選んでみてください。

はじめての転職

標準タイプ(エクセル)

標準タイプ(手書きPDF)

転職2回目~

職歴多めの方用(エクセル)

職歴多めの方用(手書きPDF)

証明写真無し/職歴多めの方用(エクセル)

証明写真無し/職歴多めの方用(手書きPDF)

履歴書提出までの流れ

採用者が重視する履歴書のポイント

一度でも履歴書を作成した経験があれば、手間の大きさが脳裏を過ぎって、書きたくないと感じるのではないでしょうか。誰だって履歴書なんか書きたくありません。ただし、基本とするやり方のレベル、手を尽くしたレベルの高い低いで、他の人よりも「読んでもらえる」履歴書を作るために時間を使うことは、最終的に効率的に成果を得ることにつながりやすいですよね。

下に、How-toを用意しましたので、次のステップに進む前に手順を確認。履歴書を受け取る人へ配慮するポイントまでを会得、後々の工程を楽にしていきましょう。

履歴書を郵送するまでの9ステップ

所要時間:1日, 30分.

履歴書のテンプレート選び~応募先企業への発送までの流れを「How-to」で解説。

  1. 履歴書を選ぶ

    履歴書サイズはA3を2つ折りにするタイプ(A4封筒付き)を準備する。 ステップ1:履歴書を選ぶ

  2. A4クリアファイルを準備する

    履歴書、職務経歴書、送付状などを折らずに収納できるようにするために使う。人事側の作業負担を減らす配慮として有効。
    ステップ2:クリアファイルを準備する

  3. 封筒を準備する

    A4サイズのクリアファイルが入る「白」の封筒。転職の場合、履歴書のほかにも職務経歴書があるので、封筒の左下に赤ペンで「応募書類在中」と記す。表面に先方の宛名(社名・部署・役職・氏名)、郵便番号、住所(建物まで)を記入する。裏面には自分の氏名、郵便番号、住所(建物まで)を記入。
    ステップ3:封筒を準備する

  4. 証明写真は美しく

    サイズ「縦4センチ×横3センチ」、プリント「カラー」、「身だしなみ」「姿勢」「表情」などのアドバイス付きなのでフォトスタジオでの撮影を推奨。証明写真機の場合、大日本印刷(DNP)の「Ki-Re-i」はスタジオに近い出来映えを再現しやすい。
    ステップ4:証明写真は美しく

  5. 履歴書を書く

    ペン書きに不安が強い場合を除き「手書き」による記入、ペンは「0.5-0.8mm/水性インク/黒色」を利用し、下敷きを使って執筆することを推奨。
    ステップ5:履歴書を書く

  6. 職務経歴書を書く

    履歴書と同じく「手書き」による記入を推奨。ペンは履歴書を作成したときと同じものを使う。経歴について、履歴書に記載した「職歴」の詳細を表せているかチェック。志望動機については、履歴書に記載しない場合でも、一貫性があるかをチェックしましょう。
    ステップ6:職務経歴書を書く

  7. 送付状を書く

    挨拶文、内容物(例:履歴書×1通、職務経歴書×1通)を明記。日付、宛名、思いの丈を記載。読み手がメリットを感じるよう文章は工夫。あなたの感謝が伝わると尚良いです。
    ステップ7:送付状を書く

  8. 書類一式を封筒に収める

    送付状、履歴書、職務経歴書の順に重ねた応募書類をクリアファイルに入れたら、封筒の中に収め、「のり」や「薄めの両面テープ」で風を閉じる。最後に、封筒のフラップ部分に「滅印」スタンプを押すか、「×」を記して完了。
    ステップ8:書類一式を封筒に収める

  9. 応募書類を送付する

    一般的に、応募書類を送る際には、普通郵便での発送をする。切手は80円。期日が近い場合は、郵便局へ行き、速達で発送することもある。過剰な包装は開封を困難にするため非推奨。
    ステップ9:応募書類を送付する

履歴書の書き方「4つの記入エリア」

履歴書の項目ごとのルールと注意点

履歴書の記入エリアは大きく分けて4つ!それぞれに、書き方と考え方があり、企業の人事担当・部門責任者や経営者が着眼するポイントが存在します。先決なのは書類選考の通過です。転職活動では、履歴書と職務経歴書に書いた内容で判断され、その後の一次面接を受けることができるか否かが決まってしまうので、全集中して各項目の書き方をチェックします。

履歴書の記入欄(項目)は、テンプレート配布元や製造メーカー、用途によって異なりがありますが、本誌ではJIS規格をベースに全ての履歴書づくりで共通な情報を押さえます。

A3履歴書(左上)

記入エリア1:基本的個人情報について

履歴書の中で、最も個人情報が集中するのがこの記入欄です。証明写真/氏名/生年月日/住所/電話番号/メールアドレス、未成年者の場合は保護者の連絡先まで。

A3履歴書(左下)

記入エリア2:学歴・職歴について

唯一、履歴書の中で「努力の痕跡」を瞬時に読み取られる記入欄です。あなたが卒業した学校を義務教育以降から記入。職歴は正規雇用による就業を書くのが一般的。

A3履歴書(右上)

記入エリア3:免許・資格/志望動機・自己PR

スキルとマインドがわかる部分。職歴との一貫性、目標達成意識、他の候補者より優れた点、キャリアビジョンの有無など、書類選考過程である履歴書では最重要項目ばかりです。

A3履歴書(右下)

記入エリア4:趣味・特技/諸条件について

キャリ形成をする上で大切な「自己実現」、重ねてきた努力が現われる「成長意欲」といった採用担当が知りたい部分を凝縮した記入欄。面接へ向けて互いのニーズを確認する要素なので集中を保って丁寧に。履歴書はここまでで全入力が完了。


ルール&注意点をチェック

履歴書の中にある「記入欄」は紹介したとおり。大切なのは、「書き方」と「考え方」なので、このあと各記入欄ごとに解説していきます。

履歴書の書き方:基本的情報個人情報 記入欄

履歴書の基本的個人情報欄

あなた自身の個人情報を開示、顔写真、住所や電話番号・メールアドレスなどを記入。履歴書の内容では最も書きやすい部分ですが、「西暦と元号どちらで書き進めるか」を決定づける欄であり、シンプルな誤脱が発生しやすく用紙の無駄が出やすいためノートやメモ帳などに下書きをしてからのスタートを推奨します。

採用担当者がチェックするポイント

  1. 証明写真=容姿、身だしなみ
  2. 年齢=採用範囲内かどうか/社員との年齢差は許容範囲か
  3. 現住所=通勤に難が発生しないか

人と接することが多い職種の場合、顔立ち・髪型・服装などから「清潔感」「安心感」といった要素を満たすか否かは合否判定の材料となる傾向があります。

日付

書き方のルール

  • 和暦(令和○年○月○日)
  • 郵送の場合:ポスト投函する日
  • 持参の場合:面接当日の日付

注意点

  • 西暦でも履歴書全体で統一すればOK
  • 日付は一番最後に書くのがオススメ

証明写真

書き方のルール

  • カラー/白黒
  • サイズ:横2.4?3cm/縦3.6?4cm
  • 使用期限:撮影から3ヶ月以内
  • 服装:スーツ着用
  • 髪型:おとなしめ
  • シャツ:白など明るめ
  • 正面・胸より上を撮影する
  • 撮影時、顎をやや引き気味にする

注意点

  • 履歴書の記入ミスに備え最後に貼る
  • 証明写真機はオススメしません。
  • カラーの場合背景色は水色がいい。
  • 清潔な髪型/髪色を心がける。
  • 派手な柄のスーツ・シャツはNG。
  • 証明写真機:600~800円
  • 写真スタジオ:1200円~

印鑑

書き方のルール

  • 三文判/シャチハタ
  • 水平に正しい向きで押印する
  • インクは朱色

注意点

  • 曲がり安いので白紙で練習する。
  • 実印は用いないこと。(危険)
  • 書き損じた時のため早めに押印

生年月日(年齢)

書き方のルール

  • 日付欄と同じく和歴西暦を統一
  • 数字は英数字をつかう
  • 年齢は履歴書が到着する日付段階

注意点

  • 元号の間違いなどは注意
  • 漢数字は読みにくいのでNG
  • 年月日の間は半角スペース

性別

書き方のルール

  • 男・女のいずれかを○で囲む
  • 手記入の場合「男」「女」ひとつ

注意点

  • 戸籍上の性別を選ぶ
  • 何らか事情がある場合、プロに相談

住所

書き方のルール

  • 今住んでいる建物の住所
  • 郵便番号は英数字とハイフン
  • 番地、建物、階まで記載
  • 「ふりがな」→平仮名で記入
  • 「フリガナ」→カタカナで記入
  • 振仮名は漢字の部分のみでOK

注意点

  • 住民票/戸籍に左右されないこと
  • 本籍地に左右されなくて良い
  • 引っ越しが近く、選考結果を受けるのが他の住所の場合には、新しい住所など確実に住んでいる住所を選択する。
  • 入院中など事情があり、自宅を離れている場合、連絡先欄に実家など人がいる住所/電話番号/メールアドレスを書く。

電話番号

書き方のルール

  • 連絡がつきやすい電話番号

注意点

  • 携帯電話の番号が主流
  • 実家の電話番号はやや敬遠されぎみ
  • スカイプなどIP電話はオススメしない
  • 履歴書を送る会社の「代表電話番号」は登録しておくと気づきやすくなる。

メールアドレス

書き方のルール

  • 連絡がつきやすいメールアドレス
  • 転職用に新規取得がオススメ!
  • 王道はGmailのメールアドレス

注意点

  • 現職の社用メルアドは使わないこと
  • 携帯キャリアのメルアドは、企業からのPCメールが届かない場合があるので、履歴書には書かないほうが無難です。
  • 海外のフリーメールは敬遠されがち
  • SNS発行のメルアドは使わない
  • 不真面目な文字列が入ったアドレスは利用しない。

履歴書の書き方:学歴・職歴欄

履歴書の学歴・職歴欄

履歴書の中で学歴・職歴欄は、あなたの人生が如実に表れ、努力の痕跡(キャリアの強み/弱み)が一瞬で判断される部分です。新卒の場合、「地頭」をイメージするために学歴を利用する企業があります。転職の場合、「経験+スキル」が重視される風潮への変化はありますが、大手を中心に出身大学や学部を判断材料にする傾向は残っています。

採用担当者がチェックするポイント

学歴に関して、転職で重視こそされない世の中になっていますが、やはり難関校出身者は『学生時代に努力した人』と評せるため、履歴書の中ではポイントが高いです。

  1. 勤続年数=忍耐力、適応能力
  2. 転職回数=計画性(ジョブホッパーNG)
  3. 退職理由=合理性、責任感、キャリアビジョン

そのほかについては、さらに詳細な情報は、別紙である「職務経歴書」を確認します。

学歴

書き方のルール

  • 日付欄と同じく和暦西暦を統一
  • 高等学校から後を記入
  • 学部/学科/コース名称まで詳細に記入
  • 研究/選考など選考にプラスになす場合は補足情報として記入
  • ステータスは「入学/中退/在学中/休学中/卒業」の4つがある

注意点

  • 中退履歴がある場合はそれも記入
  • 高校→高等学校のように正式名で記入
  • 学校法人での学歴を記入
  • 学位学術評価機構による学位取得等がある場合は、学歴欄に記入
  • 通信教育を受けている場合は、「在学中」と記入するが、業務に支障がでないか不安視されやすいので補足を記入するとよい。
  • 学歴詐称は犯罪として裁かれる場合がありますので間違いのないように確認しながら記入

職歴

書き方のルール

  • 日付欄と同じく和暦西暦を統一
  • 時系列で古いものから順に記入
  • 社名は「株式会社XX」など正式名称
  • ステータスは「入社/退職」とする
  • 在職中の場合は、最後の会社に関する経歴を記入後、「現在に至る」と書き記す。
  • 最後、右下の行に「以上」で締める。

注意点

  • 休職中の場合でも「現在に至る」とする
  • 入社年月は間違いやすいので要注意
  • 合併やM&A(企業買収)により在籍組織に変更が生じた場合は転職回数にカウントされないので、その旨、わかりやすく記入。
  • 部署移動については、応募する企業で役立ちそうなら、「○年○月 XX事業部 へ異動 国内営業→国際営業へ職種転換」のように記入。
  • 実績など更に深い内容は別紙「職務経歴書」に記入。
  • 厚生年金非加入の職歴は記載しなくてもよい場合がある。
  • 就職氷河期など派遣や契約社員の職歴が中心でも、きちんと書いてアピールしましょう。

履歴書の書き方:資格・免許/志望動機・自己PR欄

履歴書の資格・免許/志望動機・自己PR

沢山送られてくる履歴書の中から、他の候補者よりも『秀でている部分』がある人、誰よりも『適任者であると強く感じられる理由』を探すのが書類選考です。資格・免許の取得には一定の学習期間が必要なので特に国家資格はポイントが高い。志望動機は『面接に来て欲しい』と思える人かの判断材料で、若年者は情熱や執着心、ミドル転職層には合理的かつ期待できる目的・目標・裏付け、『何より活躍してくれそうなイメージ』が湧く必要があります。

採用担当者がチェックするポイント

  1. 資格取得=誰もがしているわけじゃない努力をした人かどうか。
  2. 志望動機=面接に呼んで「さらに深く知りたい」と思える人かどうか。
  3. 自己PR=振り返る力、先を見据えて動ける人かどうか。

資格・免許

書き方のルール

  • 日付欄と同じく和暦西暦を統一
  • 時系列で古いものから順に記入
  • 国家資格/民間資格ともに記入可
  • 技能など認定についても記入可
  • 受講中(取得見込み)があれば記入
  • 勉強中の資格についても予定を記入

注意点

  • 免許・資格名は正式名称で記入
  • 入社年月は間違いやすいので要注意
  • 応募先企業の業務と関連性が低い資格などは書かない方がいいケースがある。
  • 資格の名称が刷新されている場合でも、取得当時の正式名称で記入する。

志望動機

書き方のルール

  • あなたが入社を望む理由「何故/何のために/何を根拠として/どの事業の何の職務において/どのような活躍をするのか」について記入
  • 具体的な目的を分かりやすく「アンサーファースト(結論から書く様式)」を推奨
  • キャリア形成のビジョンを明確に書く
  • 希望職種に就けたら、どの経験をどのくらい活かせるかなど期日があると尚良い。
  • 応募企業における職務については、事業理解を示し、自分が貢献できる内容を記入。
  • 自分と会社の将来をよりよいモノにするイメージを簡潔かつ魅力的に伝える。

注意点

  • 常に採用担当者だったら「何に対して採用メリットを感じるであろうか」ということを意識しながら推敲する。
  • 応募企業での職務が「未経験分野」である場合、自身の性格特性や応用可能な経験&スキルについて無視した書き方はしないこと。
  • 自分の希望ばかりを語らないこと。
  • 求められている人物像について採用サイトや求人サイトの情報からチェックしておく。
  • 脈略のない文章だと『考えの無い人』と判断されてしまいマイナスとなる。
  • 20代:学ばせていただく姿勢を忘れないように(傲慢は敬遠されがち)。
  • 30代:役職者が多い年代なので、キャリアビジョンに加え、実現性や再現性をみせましょう(無計画は論外)。
  • 40代:管理職が多い年代なので、採用企業側は慎重になりますので、素直さ/柔軟さ/準備想定力を出せないと厳しい。
  • 50代:採用担当者は、あなたよりも年下でしょうから、昔染みた古風な文章表現や「押印担当」と思われないよう細部に注意を払いましょう。

自己PR

書き方のルール

  • 自己PR欄が用意されている履歴書の場合に記入する。
  • 推奨する内容は、「いつ/何を目的として/どんなことを/何年間つづけ/実績はどうで/得られたものはなにで/これからどのように活かしていけると考えているか/将来はいつまでに、どのようなことを達成し、どんな自分になることが目標か」といったポジティブな情報提供だと価値を感じてもらいやすくなるでしょう。
  • 学生時代~社会人の現在に至るまで、学んで得た知見はどのようなものか、キャリアの軸などがあれば明確な理由とともに記入。
  • 部活動、ボランティア、趣味など、仕事以外でも学びを得て、それを職務に応用してきた(活きた)実績があれば記入。
  • 採用担当者の会社に当てはめて具体的に書くことができる場合は、業界・事業・職域などと併せた文章構成をする。

注意点

  • 書くことがない場合は無理せず、自己PR欄がない履歴書を使うようにしましょう。
  • 脈略のない会話のような書き方はNG。
  • 単なる自慢話に終始するのは悪印象。
  • 人となりが出やすいので無理矢理書かないこと。
  • 20代:子供じみた印象を与えないこと。
  • 30代:職務経歴へと導くための関連性が高い内容にする。
  • 40/50代:自叙伝にならないようにする。

履歴書の書き方:趣味・諸条件欄

履歴書の趣味/諸条件

履歴書のなかで、最も自己表現がしやすい「趣味・特技」では、人間性をキャリアと紐付けて相手を魅了してください。学歴や職歴に限らず、転職の場合は求める人物像と比べて「どれくらい近しい候補者」なのかということが大切です。

採用担当者がチェックするポイント

  1. 趣味=心の余裕、上手なストレス発散
  2. 特技=多様性に富んだ人かどうか
  3. 配偶者=守るべき人がいるかどうか
  4. 扶養義務=社会的責任

趣味・特技

書き方のルール

  • 趣味名称+キッカケや理由、頻度、得られるナレッジなどを端的に記入。
  • 特技+キッカケや理由、仕事では何に活かせたかなど、応用についても簡潔に記入。
  • 企業研究中、自分の趣味と合うサークルなどを発見した場合は積極的にアピール。

注意点

  • 嘘の趣味を書かないこと。
  • 例「趣味:読書」だけ書くのはNG。
  • 例「特技:人の心を見抜く」のようなスピリチュアルな特技を書くことは逆効果。
  • 法に違反するような趣味や特技はNG。
  • スカイスポーツ/モーターレース/ギャンブルといった危険を伴う趣味は、入社後、怪我をして休職するリスクを連想させるので逆効果。

通勤時間

書き方のルール

  • 自宅をでてから、会社に到着するまでの累計時間を記入。
  • 例「1時間10分」
  • 電車:○○分など詳細の記入ができる履歴書フォーマットの場合は、Google Mapsを使って調べてから記入。
  • 通勤圏内とは90分以内が許容範囲。
  • 通勤に90分を超える時間を要する場合、「配属先に応じて転居も可能」など前向きな意思を示せるとよい。

注意点

  • ドア to ドアの累計時間を算出する。
  • 時間を偽らないこと。
  • 直近、転居予定がある場合は、転職先の住所から応募先のオフィスまでの時間を計算して書く。(転居予定がある旨は別途伝えることを忘れないでください)
  • 自動車通勤の場合は、余裕を持った時間配分を考えましょう。
  • 求人情報で配属先が未定/不明である場合は「――」または無記入でOK。

扶養家族(配偶者を除く)、配偶者の有無、扶養義務

書き方のルール

  • あなたが勤める会社で健康保険に加入する必要がある配偶者以外の人数を数字で記入。
  • 配偶者の有無について、「既婚=有」「未婚=無」として記入。
  • (配偶者の)扶養義務について、妻があなたの勤める会社で健康保険に加入する必要がある場合「有」、既に他社で加入している場合「無」もしくは、○で囲む。

注意点

  • ドア to ドアの累計時間を算出する。
  • 「有・無」の記載がある場合、いずれかを○で囲む。
  • 「有・無」の記載が無い場合、漢字一文字で記入する。
  • 直近で離婚歴や予定がある場合、子供の扶養義務が誰にあるかを明確にし、正しく記入しましょう。
  • 間違えると、病院へいっても保険適用が受けられないリスクが発生します。

本人希望記入欄

書き方のルール

  • あなたが勤める会社で健康保険に加入する必要がある配偶者以外の人数を数字で記入。
  • 配偶者の有無について、「既婚=有」「未婚=無」として記入。
  • (配偶者の)扶養義務について、妻があなたの勤める会社で健康保険に加入する必要がある場合「有」、既に他社で加入している場合「無」もしくは、○で囲む。

注意点

  • ドア to ドアの累計時間を算出する。
  • 「有・無」の記載がある場合、いずれかを○で囲む。
  • 「有・無」の記載が無い場合、漢字一文字で記入する。
  • 直近で離婚歴や予定がある場合、子供の扶養義務が誰にあるかを明確にし、正しく記入しましょう。
  • 間違えると、病院へいっても保険適用が受けられないリスクが発生します。

履歴書の書き方:その他、準備物など

その他、準備物など

  • 封筒の選び方、書き方
  • 送付状のフォーマット、書き方
  • 推薦状(自己推薦/他己推薦)

履歴書の選考通過率をアップさせよう

履歴書を一生懸命に書いたとしても、大して読んでもらえなければ全く意味がありません!書類選考を突破することは、面接に向けての第一歩に過ぎませんが、転職活動時に提出した履歴書と職務経歴書は、実際に内定して入社した後も社内に機密情報として保管されるほど重要な書類です。

ビジネス文章を作成する上で、ゴールをどこに設定するかは、考察していて当たり前のレベルです。転職活動では、大勢の見えないライバル・人事担当者・管理者・経営者に『細部まで手を尽くした履歴書と職務経歴書』を届け、自分を面接の場へと呼んでもらえるように仕向ける必要があります。

履歴書を受け取った相手は、貴重な時間を使って「受け取り」「開封」「読む」「記録を残す」という仕事をすることになります。常に相手の状況を考え、仕事をしやすくする工夫、他の誰よりも心配りができて有能であると思ってもらうには、まず、履歴書が辿るステップを理解しておきましょう。

履歴書作成に役立つノウハウ